Terug naar overzicht



Welke boekhouder/accountant past bij mij?

8/3/2018

 

                                                

 

Door Ellen Sano - CEO Yuki

"Ellen, jij zit toch in de sector: kan je mij geen boekhouder aanraden?” Ik krijg de vraag wekelijks van vrienden en kennissen (en zelfs van kennissen van vrienden) die voor het eerst een zaak starten. Het spreekt voor zich dat ik ze een boekhouder aanraad die met Yuki werkt, maar laat ik even van deze bias afstappen en de zes elementen op een rijtje zetten die van je samenwerking met je boekhouder/accountant een succes maken.

Het start met compliance: slordigheden

Het klinkt als een open deur intrappen, maar je boekhouder moet vooral je boeken op orde hebben. Gedoe tijdens controle: je wil het niet, geloof me. Je wil dus eerst en vooral een boekhouder waarvan je weet dat zij of hij de basisboekhouding op orde houdt. Dat is de eerste logische stap, daarna komt de echte keuze pas. Door cloud-oplossingen zoals Yuki wordt erg veel gerobotiseerd, maar de boekhouder zelf moet ook een aantal acties ondernemen om de boekhouding op orde te krijgen. De persoon in kwestie mag dan inhoudelijk en tactisch erg sterk zijn, als zij of hij slordigheden toelaat, is het geen goede boekhouder. Punt.

Schoendozen zijn een no-go: alles digitaal

Ik krijg het niet over mijn hart om mensen een boekhouder aan te raden die niet digitaal werkt. Het is gewoon een ongelooflijke verspilling van geld en tijd om nu nog te investeren in een systeem waarbij nog met papier wordt gewerkt. Begrijp me niet verkeerd: ik ken zeer goede en secure boekhouders die nog niet naar een digitaal platform zijn overgeschakeld. Toch ga ik ze niet aanraden aan starters omdat ik weet dat ze na verloop van tijd in de problemen gaan komen als ze vandaag voor een papieren boekhouding kiezen. Startende bedrijven zijn meer en meer volledig digitaal, of het nu gaat over hun onderlinge communicatie, CRM, bestelllingen… Het zou maar vreemd zijn dat net hun boekhouding wel nog manueel is, toch?

Klare taal: zeggen waar het op slaat

Boekhouders zijn niet langer mannetjes die in een stofjas cijfers overschrijven. Ze staan naast ondernemers én spreken hun taal. Zeker nieuwe zelfstandigen zijn niet gediend met boekhouders die niet helder aangeven waar het op slaat. Hun boekhouder vermijdt in eerste instantie complex vakjargon en slaagt erin om delicate boodschappen en slecht nieuws op een constructieve manier te brengen. Als startende ondernemer tast je maar al te vaak in het duister en ben je vooral op zoek naar heldere informatie. Hoewel ik veel boekhouders ken die excellent zijn in hun vak, zal ik hen niet aanraden aan startende zelfstandigen als ik weet dat ze niet communicatief zijn. Startende ondernemers willen een boekhouder die spreekt in mensentaal, niet in boekstuknummers.

Alles in het hier en nu: je boekhouding in real-time

Het boekhouden is de laatste tien jaar enorm veranderd: zeker op vlak van de beschikbaarheid van cruciale gegevens. Door cloud-toepassingen is het mogelijk om in real-time een overzicht te krijgen van je business. Zeer lang geleden bracht je je facturen en bonnetjes bij je boekhoudkantoor binnen en kreeg je dan nog later een zicht op je business. Bij de vorige generatie boekhouders die al met softwarepakketten werkten, was dat eigenlijk niet anders: de beschikbaarheid van cruciale informatie was er pas na verwerking. Door gerobotiseerd boekhouden hebben jij en je boekhouder direct inzicht in de status van je onderneming. Een goede boekhouder geeft je advies terwijl de dingen gebeuren.

“Zeg, ik heb eens naar je cijfers gekeken en…”: kies voor proactiviteit

Een aantal boekhoudoplossingen leveren een dashboard op waardoor je in realtime zicht hebt op je zaken. Dat was vroeger niet het geval. Je kon een boekhouder dertig jaar geleden niet verwijten dat hij niet proactief was: hij of zij had maar laat de gegevens en moest doe ook nog manueel verwerken. Maar dat is nu dus niet langer het geval. Op basis van dashboards kan de ondernemer keuzes maken: investeren in nieuwe infrastructuur, extra mensen aanwerven of dringend een incassobureau inschakelen. Je hebt vaak opties en je wil die geweten en gekozen hebben voor het te laat is. Het is ook de taak van je boekhouder om je deze opties op tijd voor te schotelen. Een goede boekhouder belt jou op met voorstellen: “Zeg, ik heb eens naar je cijfers gekeken en…”. Een slechte boekhouder zegt: “Helaas, dat had je zes maanden geleden al moeten doen.” 

Ja, het is ook subjectief: zorg dat het klikt met je boekhouder

Doordat meer en meer aspecten van de boekhouding gerobotiseerd zijn, verandert ook de rol van je boekhouder. Die wordt meer en meer een externe CFO en geeft dieper en relevanter advies. De zaken waarover zij of hij je adviseert zijn dus vertrouwelijker en hebben een grotere impact op je bedrijfsvoering. Je boekhouder moet dus jou en zo mogelijk ook je sector kennen. Jij moet ook je boekhouder kunnen vertrouwen. Dat vertrouwen is voor een deel subjectief. Het moet klikken want je moet aan hem of haar op een transparante manier je verwachtingen durven overmaken. Je wil ook geen stress in de samenwerking: als je het gevoel hebt dat je niet alles kan vertellen wat je wil en wat nodig is, dan is je boekhouder misschien niet de juiste keuze voor jou.

Ontmoet ons!

SilverfinYuki slaan de handen in elkaar en organiseren samen een educatieve info-sessie.

Tijdens ons volgende seminarie willen we jullie graag warm maken om de nieuwigheden van beide platformen te ontdekken en welke bijkomende functionaliteiten en voordelen we te bieden hebben door het gebruik van beide softwarepakketten.

Meer info plaats, data en inschrijvingen vind je hier.